Gestão do tempo: como organizar a semana de quem empreende

Gestão do tempo, para quem empreende, não é espremer mais tarefas em cada hora. É decidir, antes de a semana começar, onde vai o seu tempo, e deixar espaço para o que sai do previsto. Quem tem um negócio pequeno costuma viver o contrário: abre o dia sem plano, responde ao que aparece e termina a semana com a sensação de ter corrido sem avançar. Este texto faz parte da trilha de como simplificar o seu negócio e mostra como organizar a rotina em blocos, como organizar o tempo da semana com folga e como revisar sem culpa. Por isso, aqui no Clã, a gente planeja a semana com os pés no chão.

Principais pontos

• Planejar a semana é mais eficaz do que planejar só o dia, porque mostra o conjunto.
• Dividir a semana em blocos de tempo, cada um com um tipo de trabalho, reduz a troca de tarefa.
• Tendemos a subestimar o tempo que as tarefas levam, então vale deixar folga.
• Uma revisão semanal curta ajusta o rumo sem pesar.
• O tempo também inclui descanso, família e saúde, e não só trabalho.

Na prática, para fazer gestão do tempo, escolha as prioridades da semana, divida os dias em blocos (foco, comunicação, administrativo, descanso), deixe uma folga de cerca de um quarto do tempo para imprevistos e reserve trinta minutos para revisar no fim. Depois, ajuste o que não funcionou.

Por que planejar a semana, e não só o dia

Afinal, quem planeja apenas o dia perde a visão do conjunto. Hoje parece que dá para tudo, e amanhã a mesma coisa. Só que a semana tem um número fixo de horas, e a soma das promessas diárias quase sempre passa dele.

Planejar a semana ajuda de três jeitos:

1. Mostra o limite. Você enxerga que não cabem vinte prioridades, e escolhe.
2. Distribui o esforço. Tarefas pesadas vão para os dias de mais energia, e as leves para os de menos.
3. Protege o importante. O que não tem hora marcada tende a ser engolido pelo urgente. O texto sobre a matriz de Eisenhower ajuda a ver a diferença.

Antes de organizar: o que cabe na semana

Então comece pelo que não muda. Anote as horas fixas: sono, refeições, deslocamentos, família, compromissos. Assim, o que sobra é o seu tempo real de trabalho. Muita gente se surpreende ao ver que são bem menos horas do que imaginava, e isso é uma boa notícia, porque obriga a escolher.

Em seguida, liste as três a cinco prioridades da semana. Pergunte: "se só isso for feito, a semana foi boa?". Se a resposta for sim, o resto é bônus.

Como organizar a rotina em blocos

Por isso, em vez de uma lista infinita, divida o tempo em blocos, cada um com uma função. Um modelo possível, que você pode adaptar:

• Bloco de foco. Trabalho que exige concentração e move o negócio: criar a oferta, atender clientes-chave, produzir.
• Bloco de comunicação. Responder mensagens e e-mails, fazer ligações, em horários fixos.
• Bloco administrativo. Contas, notas, organização, pedidos.
• Bloco de crescimento. Conversar com clientes, aprender, testar uma ideia.
• Bloco de descanso. Pausas, folga e tempo pessoal, que valem tanto quanto os outros.

Veja como pode ficar uma semana ilustrativa, para quem trabalha em um serviço por conta própria: manhãs de segunda a quinta para foco; começo da tarde para comunicação; fim da tarde de sexta para o administrativo e a revisão; um bloco curto por semana para crescimento; e sábado ou domingo livres. Os horários dependem da sua vida e do seu negócio.

O texto sobre produtividade para quem empreende detalha como proteger o bloco de foco.

Como organizar o tempo com folga

A pesquisa sobre a chamada falácia do planejamento mostra que as pessoas tendem a subestimar o tempo que suas tarefas vão levar. A ideia foi proposta pelos psicólogos Daniel Kahneman e Amos Tversky em 1979, segundo a Wikipédia, e foi testada depois com estudantes que estimaram quanto tempo levariam para terminar um trabalho de conclusão. Atenção ao limite: os números variam entre os relatos, e o fenômeno vale para as próprias tarefas, e não para as dos outros. Mesmo assim, ajuda a entender por que as agendas apertadas falham.

Na prática, três cuidados ajudam:

1. Multiplique a estimativa. Se você acha que leva uma hora, reserve uma hora e meia.
2. Deixe cerca de um quarto do tempo livre. Imprevistos acontecem, e a folga evita o efeito dominó.
3. Comece pelo mais importante. Se algo precisa cair, que seja o menos relevante.

O dia a dia: como começar a manhã

Mas o começo do dia define muito. Um jeito simples:

• Primeiro, olhe o plano da semana e escolha a prioridade do dia.
• Depois, faça-a no bloco de foco, antes de abrir mensagens.
• Então reserve o meio do dia para comunicação, administrativo e imprevistos.
• No fim, anote em duas linhas o que ficou pronto e o que passa para amanhã.

Quando você enfrenta bloqueio para começar, o texto sobre a técnica Pomodoro oferece um jeito de dar o primeiro passo em 25 minutos.

A revisão semanal, de trinta minutos

A gestão do tempo só funciona se for ajustada. Reserve trinta minutos, no mesmo dia e horário, e responda:

1. O que ficou pronto? Celebre as entregas.
2. O que não ficou, e por quê? Foi falta de tempo, excesso de tarefas ou interrupção?
3. O que mudo na próxima semana? Uma mudança só: um bloco novo, uma tarefa a menos, uma folga a mais.

Sem culpa, porque o objetivo é aprender com o que aconteceu, e não se cobrar pelo que não cabia. É o mesmo princípio da melhoria contínua.

Erros comuns

• Planejar sem folga. Quando a agenda é perfeita demais, ela quebra no primeiro imprevisto.
• Ignorar a energia. Por exemplo, tarefas difíceis em horas de cansaço rendem menos.
• Esquecer o descanso. Pausas e folgas são parte do trabalho, e não prêmio.
• Mudar o sistema toda semana. Dê pelo menos três semanas para testar um método.
• Copiar a rotina de outra pessoa. O seu ritmo é o que conta.

Este texto é educativo. Se você se sente sobrecarregado de forma constante, o texto sobre sobrecarga de trabalho ajuda a ver sinais e saídas.

Por onde continuar

• Quer manter o ritmo ao longo do tempo? Leia constância: como manter o ritmo quando a motivação acaba.
• Quer começar o que você adia? Veja técnica Pomodoro: como usar para começar o que você adia.
• Quer fazer menos, e o que importa? Leia produtividade para quem empreende: fazer menos, e o que importa.
• Quer descobrir onde o seu projeto está travado? Faça o Raio-X Pro™, que é gratuito.

Perguntas frequentes

O que é gestão do tempo?

Em resumo, é decidir como usar as horas de modo que o mais importante seja feito sem esgotar você. Ou seja, envolve escolher prioridades, reservar blocos e deixar folga para imprevistos.

Como organizar a rotina de quem trabalha por conta própria?

Anote as horas fixas, escolha as prioridades da semana, divida os dias em blocos de foco, comunicação e administrativo, e faça uma revisão curta no fim. Depois, ajuste uma coisa por vez.

Quanto tempo de folga devo deixar na agenda?

Uma referência é deixar cerca de um quarto do tempo livre. O número exato depende do seu negócio, mas, se você vive atrasado, provavelmente a folga está pequena.

Planejar a semana ou o dia?

De preferência os dois, mas começando pela semana, que dá a visão do conjunto. O plano do dia sai dela, em poucos minutos, de manhã.

Qual a melhor ferramenta para organizar o tempo?

A que você realmente usa. Um caderno e um calendário bastam para muita gente. Antes de baixar um aplicativo, teste o papel por algumas semanas.

Próximo passo

O seu passo de hoje: anote suas horas fixas, escolha de três a cinco prioridades da semana e marque no calendário dois blocos de foco.

Você faz parte do Clã. Aqui, a gente planeja a semana com folga, porque agenda apertada quebra no primeiro imprevisto. Se você chegou agora, seja bem-vindo. A porta está aberta.

Para seguir na trilha, leia técnica Pomodoro: como usar para começar o que você adia. O livro Antiperfeccionismo conta o caminho completo.