Como organizar as finanças de uma empresa pequena

Como organizar as finanças de uma empresa pequena sem virar contador? Com poucas regras, repetidas toda semana. Muita gente que empreende trabalha bastante, vende, e mesmo assim não sabe se o negócio dá lucro. A gestão financeira para pequenas empresas parece coisa de especialista, mas o básico cabe em poucas regras. O dinheiro entra, sai, mistura com as contas de casa, e no fim do mês fica a sensação de que sumiu. Este guia mostra o mínimo que organiza tudo: separar as contas, registrar entradas e saídas, olhar três números por semana e definir o seu pró-labore. Aqui no Clã, a gente organiza o dinheiro do jeito mais simples que funciona, porque o que complica costuma ser abandonado.

Principais pontos

• Organizar as finanças não exige sistema caro: exige separar o dinheiro pessoal do da empresa e registrar tudo o que entra e sai.
• Pesquisas com pequenos empresários mostram que regras práticas e simples costumam funcionar melhor do que treinamento contábil complexo.
• Três números semanais dão a visão que importa: quanto entrou, quanto saiu e quanto sobrou no caixa.
• O seu pró-labore é a retirada combinada para você, e não tudo o que sobra na conta.
• Imposto, contrato e dívida pedem orientação de um contador ou de um profissional, e este texto não os substitui.

Para organizar as finanças de uma empresa pequena, abra uma conta separada do dinheiro pessoal, registre toda entrada e saída, acompanhe o caixa toda semana e combine uma retirada fixa para você. O objetivo é saber, a qualquer momento, quanto você tem e para onde o dinheiro vai.

Por que as finanças de quem empreende viram bagunça

O motivo costuma ser simples: ninguém ensina finanças para empreendedores. Por isso, quem começa um negócio entende do que faz, e não de caixa, imposto e margem. Além disso, no começo tudo é pequeno e parece não precisar de controle. Só que a bagunça pequena cresce junto com o negócio.

Outro fator é o peso emocional do dinheiro. Olhar os números pode doer, principalmente quando estão ruins, e por isso muita gente evita olhar. Mas, quando você não olha, as decisões ficam no chute: preço baixo demais, gasto sem planejamento, retirada sem conta. Se isso soa familiar, leia também diagnóstico financeiro: o retrato honesto das finanças do seu negócio.

O melhor controle financeiro é o que você realmente usa.

Regras simples funcionam melhor do que sistemas complexos

Existe pesquisa sobre isso. Antoinette Schoar e colegas testaram, num estudo com microempreendedores, dois tipos de treinamento financeiro: um com conceitos contábeis tradicionais e outro com regras práticas, como separar o dinheiro da casa do dinheiro do negócio. O treinamento com regras simples levou a mudanças maiores nos hábitos financeiros do que o tradicional.

Na prática, isso reforça uma ideia que a gente repete: o melhor controle financeiro é o que você realmente usa. Por isso, este guia trabalha com poucas regras, e cada uma tem um motivo. Todas cabem numa folha ou numa planilha simples.

As cinco regras para organizar as finanças de uma empresa pequena

Estas cinco regras formam a base. Então você pode começar por qualquer uma, mas a primeira costuma ser a que mais muda o jogo.

1. Separe o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa

É a regra número um. Por isso, tenha uma conta, e se possível um cartão, só para o negócio. Tudo o que entra das vendas cai nela, e tudo o que o negócio paga sai dela. Afinal, quando você mistura, não sabe mais se está lucrando ou só se mantendo com o dinheiro que não é do negócio. O desenvolvimento está em como separar o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa.

2. Registre toda entrada e toda saída

Anote tudo, no dia ou no máximo uma vez por semana: o que entrou, de quem, quanto; o que saiu, para quê, quanto. Pode ser uma planilha simples, um caderno ou um aplicativo. O formato importa menos do que o hábito, pois sem registro a memória engana.

3. Acompanhe o fluxo de caixa

O fluxo de caixa mostra, ao longo do tempo, o que entra e o que sai. Com ele, você enxerga antes se vai faltar dinheiro no mês seguinte, e assim decide a tempo. Veja fluxo de caixa: o que é e como fazer o seu em uma folha.

4. Defina o seu pró-labore

Pró-labore é a retirada que você combina para si mesmo, como o seu "salário" do negócio. Em vez de tirar dinheiro conforme a necessidade, defina um valor e um dia. Assim, você protege o caixa e a sua casa. As regras tributárias dessa retirada variam conforme o tipo de empresa, então confirme com um contador. Para entender o conceito, leia pró-labore: o que é e como definir o seu.

5. Separe uma parte para imposto e para a reserva

Quando o dinheiro entra, nem tudo é seu, porque uma parte vai para os impostos e outra deve formar uma reserva para meses fracos. Ou seja, se você gasta tudo o que entra, o primeiro mês ruim vira crise. Quanto separar depende do seu regime e do seu caso, e quem orienta isso é o contador.

Os três números que você deve olhar toda semana

Você não precisa de dezenas de indicadores. No começo, três bastam:

1. Quanto entrou na semana. A soma das vendas recebidas.
2. Quanto saiu na semana. A soma de todos os pagamentos do negócio.
3. Quanto você tem no caixa agora. O saldo real da conta da empresa.

Depois, compare esses números com a semana anterior. Se a entrada cai ou a saída sobe, você percebe cedo e age. Reserve quinze minutos num mesmo dia da semana para isso. A constância pesa mais do que a sofisticação, e quem precisa de reforço pode ler constância: como manter o ritmo quando a motivação acaba.

Preço: onde as finanças e o negócio se encontram

Muita bagunça financeira começa num preço mal calculado, pois, se o preço não cobre custos, impostos, o seu tempo e uma margem, o negócio trabalha e não sobra. Por exemplo, o erro comum é copiar o preço do concorrente ou chutar um valor.

Para calcular com mais segurança, o Cofre do Clã tem uma calculadora de preço. E, para o passo a passo, veja como precificar um serviço sem chutar o preço e como precificar um produto: a conta simples do preço de venda.

Capital de giro: o dinheiro que mantém o dia a dia

Capital de giro é o dinheiro de que a empresa precisa para funcionar entre pagar e receber: comprar material, pagar fornecedores, cobrir o intervalo até o cliente pagar. Quando falta, o negócio trava mesmo vendendo bem.

Por isso, vale prever esse intervalo e ter folga. Para calcular o seu, leia capital de giro: o que é e como calcular o do seu negócio.

E se eu já estou endividado?

Dívida no negócio é comum e tem saída. Primeiro, saiba exatamente quanto se deve, a quem, com que juros e com que prazo. Depois, vale priorizar as mais caras, conversar com os credores e evitar novas dívidas para pagar as antigas.

Este texto não é orientação financeira nem jurídica. Em situações graves, procure um contador, um advogado ou um serviço de orientação ao empreendedor. Para um plano simples, veja como sair das dívidas do negócio com um plano simples.

Finanças para empreendedores que saem da CLT

Se você está deixando um emprego para empreender, a organização financeira vem antes do salto: reserva, despesas da casa e prazo de teste. Para esse caminho, leia como sair da CLT e empreender sem colocar a família em risco.

Quando contratar um contador

Mesmo com tudo organizado, o contador é um aliado, e não um luxo. Afinal, ele orienta sobre o tipo de empresa, os impostos, as obrigações e o pró-labore. Quanto antes você o consulta, menos retrabalho você tem.

Se o seu orçamento é apertado, procure alternativas, como o Sebrae da sua região, que costuma oferecer orientação a pequenos negócios. E leve ao contador o seu registro de entradas e saídas, o que facilita e barateia o trabalho.

Um exemplo de organização em uma semana

Pense no Rafael, que faz marcenaria sob encomenda. Ele não é uma pessoa real: é um exemplo para ilustrar. Rafael misturava o dinheiro do ateliê com o da família e não sabia o quanto lucrava.

Em uma semana, abriu uma conta só para o negócio, passou a anotar cada compra de material e cada pagamento de cliente, e definiu uma retirada fixa para ele. No fim do primeiro mês, descobriu que dois tipos de móvel davam pouca margem e que um cliente atrasava sempre. Com isso, ajustou os preços e passou a pedir um sinal. Repare que ele não comprou um sistema: criou três hábitos.

Erros comuns na organização financeira

• Misturar o dinheiro pessoal e o da empresa na mesma conta.
• Registrar só o que entra, esquecendo as saídas pequenas.
• Retirar dinheiro sem valor combinado.
• Confundir faturamento com lucro.
• Fixar preço sem calcular custos, impostos e margem.
• Adiar olhar os números porque eles dão medo.

Se você se reconheceu em algum, respira. Todos têm saída, e a maioria começa por separar a conta e registrar a semana.

Uma ferramenta para colocar o dinheiro no lugar

O Cofre do Clã tem a planilha Dinheiro no lugar, que reúne a separação das contas, o fluxo de caixa simples e o acompanhamento semanal. É grátis e serve como organização, e não substitui orientação de contador.

Por onde continuar

Escolha o artigo que responde à sua dúvida de hoje. Não precisa ler tudo.

• Quer ver o caixa? Leia fluxo de caixa.
• Mistura as contas? Veja como separar o dinheiro pessoal do da empresa.
• Quer definir a sua retirada? Leia pró-labore.
• Vende serviço? Veja como precificar um serviço.
• Vende produto? Leia como precificar um produto.
• Falta dinheiro no meio do mês? Veja capital de giro.
• Quer um retrato honesto? Leia diagnóstico financeiro.
• Tem dívidas? Veja como sair das dívidas do negócio.

Perguntas frequentes

Como organizar as finanças de uma empresa pequena?

Separe o dinheiro pessoal do da empresa, registre toda entrada e saída, acompanhe o fluxo de caixa toda semana, defina um pró-labore fixo e reserve uma parte para impostos e para meses fracos. Comece por uma regra e mantenha o hábito.

Preciso de um sistema caro para controlar as finanças?

Não. Uma planilha simples ou um caderno já resolvem no começo, pois o que importa é registrar sempre e olhar os números toda semana. Sistemas mais completos podem entrar depois, quando o volume justificar.

O que é fluxo de caixa?

É o registro do que entra e sai do caixa ao longo do tempo. Ele mostra se vai sobrar ou faltar dinheiro nos próximos dias ou semanas, e ajuda a decidir com antecedência.

Qual a diferença entre faturamento e lucro?

Faturamento é tudo o que a empresa recebe com as vendas, enquanto lucro é o que sobra depois de pagar custos, despesas e impostos. Por isso, um negócio pode faturar bastante e ainda assim ter pouco ou nenhum lucro.

Quanto devo retirar da empresa como pró-labore?

Não há valor único. Depende do lucro, das despesas, do seu tipo de empresa e das regras tributárias. Combine um valor fixo, que o negócio aguente, e confirme as regras com um contador.

Quando devo procurar um contador?

O quanto antes, porque ele orienta sobre o tipo de empresa, impostos e obrigações. Se o orçamento é curto, procure o Sebrae da sua região ou serviços de orientação para pequenos negócios.

Próximo passo

O seu passo de hoje: abra uma folha ou uma planilha e anote tudo o que entrou e saiu no negócio nos últimos sete dias. Se os dois dinheiros estiverem misturados, marque de qual lado cada item pertence. Só isso.

E lembre: você faz parte do Clã. Aqui no Clã, a gente olha os números sem medo, organiza o básico e decide com dados. Se você acabou de chegar, seja bem-vindo. A porta está aberta.

Para seguir no assunto, leia fluxo de caixa: o que é e como fazer o seu em uma folha. Se quiser saber onde o seu projeto está travado, faça o Raio-X Pro™, que é gratuito. O livro Antiperfeccionismo conta o caminho completo.