Fluxo de caixa: o que é e como fazer o seu em uma folha

Fluxo de caixa é o registro do dinheiro que entra e sai do seu negócio, dia após dia. Só que parece um assunto de contador, e muita gente foge dele. Só que, sem esse registro, você não sabe se o dinheiro do mês vai dar conta das contas, e acaba descobrindo tarde demais. Este texto faz parte da trilha de como organizar as finanças de uma empresa pequena e mostra o que é o fluxo de caixa, qual é a diferença para o lucro, como montar o seu em uma folha, com que frequência atualizar e os erros mais comuns. Por isso, aqui no Clã, a gente olha o dinheiro de frente, em vez de esperar o susto.

Principais pontos

• Fluxo de caixa é o controle das entradas e das saídas de dinheiro em um período.
• Lucro e caixa são coisas diferentes: um negócio pode dar lucro no papel e ficar sem dinheiro para pagar as contas.
• Uma folha com data, descrição, entrada, saída e saldo já resolve para começar.
• O registro precisa ser regular, de preferência diário ou semanal.
• O fluxo de caixa mostra o futuro: com ele, você enxerga o aperto antes de ele chegar.

Na prática, para fazer o fluxo de caixa, escreva o saldo inicial, anote cada entrada e cada saída com data e descrição, atualize o saldo a cada lançamento, feche o período e use o saldo final como inicial do próximo. Depois, olhe os números toda semana.

O que é fluxo de caixa

O Sebrae, em o que é o fluxo de caixa e como aplicá-lo no seu negócio, descreve o fluxo de caixa como o movimento de entrada e de saída de recursos financeiros da empresa, e o registro pode ser diário, semanal, mensal ou anual. Um saldo positivo indica que entrou mais do que saiu, e um saldo negativo indica o contrário. Atenção ao limite: o modelo pode variar conforme o tamanho e o tipo do negócio, e os materiais do Sebrae são orientações gerais.

Em outras palavras, o fluxo de caixa responde a uma pergunta simples: quanto dinheiro eu tenho hoje, e quanto vou ter nos próximos dias? Assim, quem sabe essa resposta decide com mais calma.

Fluxo de caixa e lucro não são a mesma coisa

Muita gente confunde as duas ideias. Mas o lucro mede se o negócio ganhou ou perdeu no período, descontando os custos da receita. Já o caixa mostra o dinheiro que está disponível agora. Então, a diferença aparece em situações comuns:

1. Venda a prazo. Você vendeu hoje, mas só recebe daqui a trinta dias. Há lucro no papel e falta de dinheiro na conta.
2. Compra de estoque. Você pagou um estoque grande de uma vez. O dinheiro saiu antes de a venda acontecer.
3. Despesas anuais. Um imposto ou seguro que vence uma vez por ano pode surpreender.
4. Retiradas do dono. O dinheiro que você tira para si reduz o caixa, mesmo sem mudar o lucro.

Por isso, um negócio pode dar lucro e ainda assim ficar sem dinheiro para pagar o aluguel. Por isso, o fluxo de caixa evita essa surpresa.

Por que quase ninguém faz (e por que vale a pena)

Controlar o caixa parece trabalhoso, chato e confuso, e o perfeccionismo ajuda a adiar: "quando eu tiver um sistema bom", "quando eu aprender contabilidade", "quando eu tiver tempo". É o truque do "ainda não", e o momento certo não existe. Por isso, uma folha simples, preenchida de forma imperfeita, vale mais do que um sistema perfeito que nunca sai do papel.

O texto sobre como organizar as finanças de uma empresa pequena mostra, com base em um estudo de microempreendedores, que regras simples podem funcionar melhor do que conceitos complexos. Assim, o fluxo de caixa em uma folha é um bom exemplo disso.

Como montar o seu em uma folha

Você não precisa de software, pois uma folha de papel, uma planilha ou até o caderno servem. Então siga estes passos:

1. Defina o período

Escolha a frequência: diária, semanal ou mensal. Por exemplo, quem tem muitas vendas por dia tende a precisar de controle diário ou semanal. Quem tem poucas vendas pode usar o mensal, mas com registros ao longo do mês.

2. Anote o saldo inicial

Primeiro, some o dinheiro que você tem no caixa físico e nas contas do negócio. Assim, esse é o ponto de partida.

3. Crie colunas simples

Então use cinco colunas: data, descrição, entrada, saída e saldo. Se quiser, acrescente uma coluna de categoria (por exemplo, venda, aluguel, fornecedor, imposto) para ver, depois, onde o dinheiro vai.

4. Registre cada entrada e cada saída

Depois, lance o que aconteceu, com data e descrição clara. Entrada é todo dinheiro que chega, como vendas e recebimentos. Saída é todo dinheiro que sai, como fornecedores, aluguel, contas, salários e impostos. Além disso, guarde os comprovantes.

5. Atualize o saldo a cada lançamento

Assim, o saldo da linha é o saldo anterior, mais a entrada, menos a saída. Assim, você sempre sabe onde está.

6. Feche o período e comece o próximo

No fim da semana ou do mês, some as entradas, some as saídas e confira o saldo final. Então ele vira o saldo inicial do período seguinte.

Um exemplo simples

Para ver na prática, imagine uma semana inventada de uma pequena confeitaria. Os números são só um exemplo.

• Saldo inicial: R$ 800.
• Segunda: venda de bolos, entrada de R$ 300.
• Terça: compra de ingredientes, saída de R$ 200.
• Quarta: venda de salgados, entrada de R$ 250.
• Quinta: conta de luz, saída de R$ 180.
• Sexta: venda de bolo de festa, entrada de R$ 400.
• Sábado: gás e embalagens, saída de R$ 120.

Somando as entradas (R$ 950) e as saídas (R$ 500), então, o saldo final da semana é de R$ 1.250. Ou seja, o caixa cresceu R$ 450. Se, na semana seguinte, houver o aluguel de R$ 900, o aperto aparece, e você já sabe disso com antecedência.

Projetar para a frente

O fluxo de caixa registra o que aconteceu, e também pode mostrar o que vem pela frente. Para isso, faça uma segunda folha com as entradas e saídas previstas das próximas semanas:

1. Liste o que vai entrar. Vendas já combinadas, recebimentos de clientes.
2. Liste o que vai sair. Aluguel, fornecedores, impostos, parcelas, a sua retirada.
3. Compare por semana. Veja se há semanas em que as saídas superam as entradas.
4. Planeje a ação. Antecipar recebimentos, negociar prazos ou reduzir um gasto.

Assim, você deixa de apagar incêndios e passa a antecipar. Nesse ponto, o texto sobre capital de giro aprofunda como cobrir os buracos do dia a dia.

Com que frequência atualizar

Aqui, a regra é a regularidade, e o Sebrae recomenda atualizar com disciplina, de preferência todos os dias, e escolher a frequência de acordo com o movimento do negócio. Algumas sugestões:

• Muitas vendas por dia. Atualize diariamente.
• Poucas vendas. Atualize duas vezes por semana, no mínimo.
• No fim de cada semana. Faça uma revisão dos números.
• No fim do mês. Feche, compare com o mês anterior e ajuste.

Mas, se você esquecer alguns dias, não desista. Retome e complete depois. Afinal, o importante é voltar.

O que olhar nos números

Quando o registro estiver em dia, três perguntas ajudam:

1. Qual é o meu saldo hoje? E o que já está comprometido?
2. Para onde está indo o dinheiro? As categorias mostram as maiores despesas.
3. Quando o dinheiro aperta? Veja os dias e semanas de mais saída.

Com isso, você pode decidir: cortar um gasto, mudar o prazo de pagamento, antecipar uma cobrança. O texto sobre como separar o dinheiro pessoal do da empresa é o próximo passo, porque o fluxo de caixa só funciona se o dinheiro do negócio estiver separado do seu.

Uma ferramenta para fazer em minutos

O Cofre do Clã tem a planilha Dinheiro no lugar, com fluxo de caixa simples, controle de entradas e saídas e um resumo do mês. Ela é uma ferramenta de organização, e o resultado depende do que você preencher. Não é aconselhamento contábil ou financeiro.

Erros comuns

• Esperar o sistema perfeito. Uma folha simples já serve.
• Registrar só de vez em quando. Os buracos tiram a confiança no resultado.
• Misturar as contas. Dinheiro pessoal e do negócio no mesmo registro confunde.
• Esquecer despesas pequenas. Elas somam no mês.
• Confundir faturamento com caixa. Vender não é receber.
• Não projetar. Olhar só para o passado deixa de fora o aperto que vem.
• Não revisar. Registrar sem olhar não serve para decidir.

Este texto é educativo e não substitui orientação contábil ou financeira. Se o negócio crescer, um contador ajuda a organizar a contabilidade e os impostos.

Por onde continuar

• Quer ver o quadro completo das finanças? Leia como organizar as finanças de uma empresa pequena.
• Quer separar o dinheiro? Veja como separar o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa.
• Quer montar a sua reserva? Leia reserva de transição: quanto guardar antes de sair da CLT.
• Quer descobrir onde o seu projeto está travado? Faça o Raio-X Pro™, que é gratuito.

Perguntas frequentes

O que é fluxo de caixa?

Em resumo, é o registro das entradas e das saídas de dinheiro do negócio em um período, com o saldo. Ou seja, ele mostra quanto dinheiro você tem e para onde ele vai.

Qual a diferença entre fluxo de caixa e lucro?

O lucro mede se o negócio ganhou ou perdeu no período. O fluxo de caixa mostra o dinheiro disponível. Um negócio pode ter lucro e faltar caixa, por exemplo, quando vende a prazo.

Como fazer um fluxo de caixa simples?

Defina o período, anote o saldo inicial, registre cada entrada e cada saída com data e descrição, atualize o saldo e feche o período. Uma folha com cinco colunas resolve.

Com que frequência devo atualizar o fluxo de caixa?

Quanto mais vendas, mais frequente: diariamente ou algumas vezes por semana. O importante é a regularidade e a revisão semanal.

Preciso de um programa para fazer o fluxo de caixa?

Não. Uma folha, uma planilha ou um caderno bastam para começar. Programas ajudam quando o volume cresce.

Próximo passo

O seu passo de hoje: anote o saldo que você tem agora, entre o caixa e a conta do negócio, e lance tudo o que entrou e saiu nos últimos sete dias.

Você faz parte do Clã. Aqui, a gente olha o dinheiro de frente, porque quem conhece o caixa dorme melhor. Se você chegou agora, seja bem-vindo. A porta está aberta.

Para seguir na trilha, leia como separar o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa. O livro Antiperfeccionismo conta o caminho completo.