Como separar o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa

Como separar o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa é uma das primeiras dúvidas de quem começa a vender. Afinal, no começo, tudo cai na mesma conta: o Pix do cliente, o aluguel de casa, o fornecedor, o mercado, a mensalidade da escola. Então, no fim do mês, você olha o saldo e não sabe se o negócio deu lucro ou se você só gastou o que entrou. Este texto faz parte da trilha de como organizar as finanças de uma empresa pequena e mostra por que separar as contas, seis passos para fazer isso sem complicação, como funciona a retirada do dono e os cuidados para o MEI e para outros tipos de empresa. Por isso, aqui no Clã, a gente dá a cada dinheiro o seu lugar.

Principais pontos

• Misturar as contas esconde o lucro, atrapalha o preço e dificulta a vida do negócio.
• A separação é, antes de tudo, de controle: uma conta para o negócio e outra para você.
• O dono precisa de uma retirada definida, e não de saques soltos.
• No MEI e em outras formas de empresa, a separação financeira ajuda a organizar impostos e limites.
• Começar imperfeito, com duas contas e uma planilha, já resolve a maior parte do problema.

Na prática, para separar o dinheiro pessoal do da empresa, abra uma conta só para o negócio, faça todas as vendas e os pagamentos do negócio por ela, defina um valor de retirada para você, transfira esse valor em data fixa, registre as entradas e saídas e não pague despesas pessoais com o dinheiro do caixa.

Por que misturar o dinheiro atrapalha

A mistura parece inofensiva, mas os problemas aparecem aos poucos. Veja, então, os principais:

1. Você não sabe se tem lucro. Sem separar, não dá para comparar o que o negócio ganhou com o que ele custou.
2. O preço fica errado. Se você não conta o que o negócio gasta de verdade, tende a cobrar menos do que precisa.
3. O caixa some. Compras pessoais comem o dinheiro que deveria pagar fornecedor e imposto.
4. A decisão fica no escuro. Contratar, investir ou reduzir gastos depende de números confiáveis.
5. A declaração e a contabilidade complicam. Misturar contas gera trabalho extra e risco de erro.
6. Há riscos legais. Dependendo da forma da empresa, a mistura pode ter consequências.

Por exemplo, o Sebrae alerta, em uma cartilha de educação financeira para micro e pequenas empresas, que o dono não deve pagar despesas pessoais com o caixa da empresa e sugere definir um pró-labore e fazer retiradas programadas. O material, aliás, está em educação financeira para micro e pequena empresa. Mas atenção ao limite: é uma orientação geral, e a forma de retirar o dinheiro depende do tipo de empresa e do regime tributário.

O perfeccionismo e as contas misturadas

Muita gente adia a separação porque acha que precisa de um sistema completo. O perfeccionismo diz: "quando eu tiver um software, quando eu tiver contador, quando as vendas crescerem". É o truque do "ainda não", e o momento certo não existe. Na verdade, duas contas e uma folha de papel já mudam tudo. Para isso, o texto sobre fluxo de caixa mostra como registrar de forma simples.

Separar não é só abrir conta

Assim, o ponto principal é a separação de controle: o que é do negócio e o que é seu precisam ser distinguíveis. Porém, a forma jurídica muda o efeito:

• MEI e outras formas de empresário individual. Em regra, não há a separação de patrimônio que existe em uma sociedade limitada, então os bens da pessoa e do negócio podem responder juntos pelas dívidas. Por isso, a separação financeira serve principalmente para controle, impostos e clareza. Confirme o seu caso com um contador.
• Sociedades, como a sociedade limitada. Existe a pessoa jurídica separada, e o Código Civil, no artigo 50, permite ao juiz desconsiderar a personalidade jurídica em caso de abuso, caracterizado, entre outros, pela confusão patrimonial. O parágrafo 2º define confusão patrimonial como a ausência de separação de fato entre os patrimônios, como o cumprimento repetitivo, pela sociedade, de obrigações do sócio, ou o contrário.

Em outras palavras, nos dois casos, misturar o dinheiro traz problemas, e a separação ajuda. Este texto é educativo e não substitui orientação jurídica ou contábil.

6 passos para separar o dinheiro

1. Abra uma conta para o negócio

Se tiver CNPJ, então abra uma conta em nome da empresa. Se ainda não tiver, abra uma conta separada em seu nome, só para o negócio, e use-a apenas para isso. Afinal, o importante é que as entradas e saídas do negócio passem por ali.

2. Faça as vendas e os pagamentos do negócio por essa conta

Peça o Pix e o pagamento por ela e, depois, pague fornecedores, impostos e despesas do negócio com ela. Assim, o extrato conta a história do negócio.

3. Defina a sua retirada

Primeiro, escolha um valor mensal que você vai tirar do negócio para viver. No MEI, a retirada costuma ser a parte do lucro que fica para o dono, e em outras empresas pode haver pró-labore. Para isso, o texto sobre pró-labore explica como pensar o valor, e é melhor começar com um número que o caixa aguente.

4. Transfira em data fixa

Faça a transferência para a sua conta pessoal sempre no mesmo dia, como se fosse um salário. Assim, evite pegar dinheiro do caixa no meio do mês para gastos pessoais.

5. Registre as entradas e as saídas

Depois, anote tudo em uma planilha ou caderno, com data, descrição e valor. Assim, o fluxo de caixa mostra se o negócio está dando conta. Se você precisar de um modelo, então, o Cofre do Clã tem a planilha Dinheiro no lugar.

6. Revise todo mês

Por fim, olhe os números: o que entrou, o que saiu, o que sobrou e quanto você retirou. Ajuste a retirada se for preciso. Além disso, se sobrar, reserve uma parte para o negócio crescer e para imprevistos.

E quando eu ainda não tenho CNPJ

Muita gente começa sem empresa aberta, e por isso o dinheiro entra na conta pessoal. Nesse caso, dá para separar na prática:

• Abra uma segunda conta só para o negócio. Mesmo em nome da pessoa física.
• Anote o que é do negócio. Uma planilha com entradas e saídas já resolve.
• Pague um "salário" a si mesmo. Transfira para a conta pessoal um valor fixo.
• Guarde os comprovantes. Facilitam a declaração de imposto de renda e a futura formalização.
• Pense na formalização. Quando o negócio crescer, vale conversar com um contador sobre as opções.

Como lidar com as emergências

Mas a vida real traz imprevistos, e às vezes o negócio ajuda a casa, ou o contrário. Então, se isso acontecer, faça com regra:

1. Trate como empréstimo, e não como saque. Registre quanto saiu e combine como devolver.
2. Devolva o quanto antes. Para o caixa não ficar no vermelho.
3. Não vire hábito. Se ocorrer todo mês, revise a retirada ou o preço.
4. Tenha uma reserva pessoal. Assim, o negócio não vira a sua reserva de emergência. O texto sobre reserva de transição mostra como montar a sua.

Sinais de que está misturado

Por isso, veja se algum destes se repete:

• Você paga contas pessoais com a conta do negócio.
• Você usa o dinheiro do negócio para compras do dia a dia.
• O saldo do negócio some sem explicação.
• Você não sabe quanto ganhou no mês.
• Você paga o fornecedor com o cartão pessoal.
• O seu preço foi um chute. O texto sobre como precificar um serviço ajuda a corrigir.

Se vários aparecem, comece pelo passo 1 hoje. Afinal, não precisa ficar perfeito, precisa ficar separado.

Cuidados e limites

• Cada caso é único. A melhor forma de retirar o dinheiro depende do tipo de empresa, do regime e do que a lei permite.
• Impostos sobre retiradas. Podem existir regras sobre a distribuição de lucros e o pró-labore. Confirme com um contador.
• Não é aconselhamento financeiro. Este texto é educativo.
• Cuide dos documentos. Guarde notas, recibos e extratos.

Por isso, este texto é educativo e não substitui orientação contábil, jurídica ou financeira, e vale conversar com um contador.

Erros comuns

• Esperar o sistema perfeito. Duas contas e uma planilha bastam para começar.
• Retirar valores soltos. Sem regra, o caixa some.
• Pagar despesas pessoais com o dinheiro do negócio. Mistura e confunde.
• Não registrar. Sem registro, a separação não funciona.
• Não definir a sua retirada. Você acaba tirando mais do que o negócio aguenta.
• Usar o negócio como reserva pessoal. Ele precisa de uma reserva própria.
• Desistir no primeiro mês bagunçado. Retome e ajuste.

Por onde continuar

• Quer definir quanto tirar? Leia pró-labore: o que é e como definir o seu (inclusive no MEI).
• Quer controlar o caixa? Veja fluxo de caixa: o que é e como fazer o seu em uma folha.
• Quer evitar ferramentas demais? Leia excesso de ferramentas: quando o app atrapalha mais do que ajuda.
• Quer descobrir onde o seu projeto está travado? Faça o Raio-X Pro™, que é gratuito.

Perguntas frequentes

Como separar o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa?

Em resumo, abra uma conta só para o negócio, faça as vendas e os pagamentos por ela, defina uma retirada fixa para você e registre tudo. Ou seja, dê a cada dinheiro o seu lugar.

Preciso ter CNPJ para separar as contas?

Não. Você pode, sim, abrir uma segunda conta, mesmo em nome da pessoa física, e usá-la só para o negócio. A formalização ajuda, mas a separação começa antes.

Como o MEI deve separar o dinheiro?

Com uma conta para o negócio, um registro de entradas e saídas e uma retirada definida. Mas o MEI não tem pró-labore como outras empresas, então a retirada costuma ser parte do lucro. Confirme os detalhes com um contador.

Posso pagar contas pessoais com o dinheiro da empresa?

O ideal é não. Por isso, retire o valor definido para você e pague as despesas pessoais pela sua conta. Em emergências, trate como empréstimo e devolva.

O que acontece se eu misturar as contas?

Você perde o controle do lucro, erra o preço e complica a contabilidade. Em algumas formas de empresa, a mistura também pode trazer consequências legais.

Próximo passo

O seu passo de hoje: abra (ou escolha) uma conta só para o negócio, leve para ela o dinheiro das vendas desta semana e defina o valor da sua retirada mensal.

Você faz parte do Clã. Aqui, a gente dá a cada dinheiro o seu lugar, porque quem separa as contas enxerga o negócio. Se você chegou agora, seja bem-vindo. A porta está aberta.

Para seguir na trilha, leia pró-labore: o que é e como definir o seu (inclusive no MEI). O livro Antiperfeccionismo conta o caminho completo.